Krankheitsfälle in der Verwaltung – Verzögerungen im Bürgerbüro – Terminvergabe bleibt zurzeit ohne Alternative

Das Bürgerbüro der Verbandsgemeinde Diez kann aufgrund mehrerer aktueller Krankheitsfälle derzeit nur eingeschränkt die vereinbarten Termine abarbeiten, Wartezeiten sind leider unumgänglich. „Wir arbeiten mit Hochdruck daran, alle Krankheitsfälle über Vertretungsregelungen aufzufangen und wieder einen zügigen Ablauf ohne Wartezeiten zu gewährleisten. Aber aufgrund der Vielfalt der Aufgaben und vor allem wegen der Eigenarten der speziellen Software für das Bürgerbüro kommen hierfür nur erfahrene beziehungsweise entsprechend geschulte Kolleginnen und Kollegen in Frage. Daher bitten wir um Verständnis, wenn wir derzeit viele Terminanfragen und bereits terminierte Vorsprachen unserer Bürgerinnen und Bürger nicht so bearbeiten können wie wir uns das selbst wünschen würden“, so Bürgermeister Michael Schnatz. „Die gesamte Verwaltung hat zurzeit leider mit einer hohen Zahl von personellen Ausfällen zu kämpfen. Auch wenn wir alle insgesamt einen relativ entspannten Sommer erlebt haben, so beweist die aktuelle Situation bedauerlicherweise sehr nachdrücklich: die Pandemie ist noch nicht vorbei!“

Schnatz appelliert gemeinsam mit Eduard Sachs, dem Leiter des Bürgerbüros: „Alle Bürgerinnen und Bürger, die in unserem Hause Angelegenheiten zu klären haben, die keiner Eile bedürfen, sollten für die nächsten Tage von Terminwünschen absehen.“ Schnatz ist zuversichtlich, dass die aktuelle Situation sich auch rasch wieder entspannen wird. „Soweit mir bekannt, haben wir in unserem Personal eine sehr hohe Impfquote – die mir geschilderten Corona-Verläufe der letzten Tage sind mitunter durchaus erheblich, aber auch wieder relativ rasch abklingend. Ich bin zuversichtlich, dass die personellen Ausfälle schon bald der Vergangenheit angehören und meine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wieder genesen, so dass sie ihren gewohnten Service anbieten können.“  

Grundsätzlich hat die Verwaltung durchaus wahrgenommen, dass vereinzelt auch Kritik an der seit Beginn der Corona-Pandemie geübten Praxis der ausschließlichen Terminvergabe geübt wird. „Vor dem Hintergrund, dass wir gerade im Bürgerbüro sehr oft unkontrollierte Situationen in den Wartebereichen hatten, wollen wir an der Terminvergabe gerne festhalten. Bei unkontrolliertem Zugang sind die Abstands- und Hygieneregeln nicht einzuhalten. Die Terminvergabe entzerrt das Besucheraufkommen und schützt so nicht nur meine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, sondern auch alle Besucher unserer Verwaltung“, betont Schnatz. „Mit Publikumsverkehr ist das Risiko von Ansteckungen ohnehin und nach wie vor hoch – bei unkoordiniertem Zugang wird das Risiko aber drastisch verschärft.“  „Prinzipiell ist das Arbeiten mit vereinbarten Terminen durchaus von Vorteil, und zwar für alle Beteiligte – denn dadurch werden lange und unnötige Wartezeiten der Bürgerinnen und Bürger vermieden, alle Angelegenheiten können im Vorfeld sorgfältig durch das Bürgerbüro-Team vorbereitet und der eigentliche `Verwaltungsakt´ kann deutlich beschleunigt werden“, so Christoph Hannappel, Fachbereichsleiter für Ordnungsamt, Standesamt und Bürgerbüro. „Der Stressfaktor sinkt, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können sich ausreichend Zeit für jedes Anliegen nehmen und auch etwaige Nachfragen ausführlich beantworten.“ 

„Wer nur etwas abzuholen oder abzugeben hat oder wer lediglich eine rasche, einfache Verwaltungshandlung benötigt (Bestätigungen via Stempel und ähnliches) kann selbstverständlich auch ohne Termin erscheinen, solche Anliegen können immer sehr unkompliziert bearbeitet werden“, hebt der Bürgermeister hervor und kündigt zugleich an: „Wir haben in den letzten Monaten Vorbereitungen für eine sehr bequeme Online-Terminvergabe getroffen, die schon bald in der Praxis zum Einsatz kommen soll. Damit wird es möglich sein, einen Termin selbständig am ei-genen PC einzubuchen und zu bestätigen, es braucht nicht telefoniert oder Schriftverkehr mit E-Mails betrieben werden. Wir informieren, sobald das System zum Einsatz kommt!“

Selbstverständlich wird neben der künftigen Online-Terminvergabe auch weiterhin eine Terminvereinbarung auf herkömmliche Weise möglich bleiben.